Escritório de Advocacia Digital. Softwares e quanto custa?

Eu quero começar meu escritório de advocacia digital mas não sei por onde.

Que softwares preciso? Quanto vai custar? É muito caro?

Eu passei por todas essas questões para estruturar o atendimento online do Ingrácio Advocacia. Cometi alguns erros, testei várias ferramentas e acertei alguns pontos que fizeram o escritório passar de R$ 50 mil reais em consultas online por mês e contratos jurídicos fechados que valem alguns milhões, fechados 100% pelo online.

Para te ajudar, separei neste artigo os serviços e softwares essenciais que fizeram o Ingrácio Advocacia ter sucesso no online e que você também pode usar para construir a sua trajetória no online.

Ao contrário do que muita gente pensa, o investimento em dinheiro não precisa ser grande, quase todos os softwares e ferramentas possuem versões grátis ou com preço bem acessível.

Dividi as ferramentas e software em 3 categorias:

  1. Seu site (sua sede online).
  2. Atração, conversão e atendimento.
  3. Estrutura interna do escritório digital.

No final do artigo eu coloquei uma lista com todos os links, softwares e ferramentas que falo no artigo.

Vamos lá?!

Dica! Estou compartilhando tudo o que aprendi, tirando o atendimento online do Ingrácio Advocacia do zero, lá no meu Instagram @lu.beltrao.adv

Seu site. Seu escritório na internet.

O site do escritório digital é como se fosse a sede física de um escritório tradicional.

Onde ele está localizado, a aparência dele, nome e a atenção aos detalhes vão determinar a primeira impressão do cliente sobre seu escritório.

As ferramentas e softwares que você usa para construir seu site vão interferir diretamente em:

  1. Facilidade para achar o site na internet.
  2. Conversão de interessados em clientes.
  3. Velocidade de carregamento.
  4. Estabilidade do site.
  5. Segurança dos dados.
  6. Facilidade de manutenção.
  7. Resolução de problemas em emergências (elas vão acontecer).

Talvez você tenha contratado alguém para fazer seu site e imagine que pode pular esta parte aqui do post. Você está enganado.

Os pontos que falo a seguir são assuntos críticos para um escritório digital e você precisa saber exatamente o que está acontecendo no seu site.

Você não precisa programar e desenhar ele, mas você precisa saber que serviço está usando e cada ponto que vou falar aqui.

Para ter seu site, você precisa de 4 pontos

  1. Domínio
  2. Hospedagem
  3. Plataforma
  4. Email profissional

Domínio – Primeiro Passo

O domínio é a base da sua identidade e localização digital.

Domínio é o endereço do seu site. Aqui na ANA, o domínio é anovaadvocacia.com, lá no Ingrácio é ingracio.adv.br.

Use o https://registro.br/ para comprar domínios que terminem em .br, como:

  • .com.br
  • .adv.br
  • .br

Se os 3 acima estiverem disponíveis, adquira os 3. Assim você pode escolher o melhor para usar como principal e evita concorrentes com domínio muito parecido com o seu.

Se for escolher apenas um, recomendo o .adv.br. Este domínio vai ajudar seu público a identificar automaticamente que o site é de um advogado ou escritório de advocacia. Quanto mais óbvio isso for para seus visitantes, melhor.

Cuidado! Você precisa ter acesso à empresa responsável pelo registro do seu domínio. Mesmo que você terceirize fazer seu site, o domínio deve estar em seu nome e você precisa possuir o acesso de administrador às configurações do domínio.

Hospedagem

A casa do seu site e dos seus emails.

Hospedagem é o aluguel de um computador para armazenar o conteúdo do seu site e manter ele no ar. É onde ficam guardadas as informações do seu site, como fotos, comentários, códigos e banco de dados.

Já deu para ver a importância da hospedagem, não é mesmo?

Uma hospedagem ruim coloca em risco os dados do seu site, pode gerar instabilidade para acessos e fazer você perder clientes.

Recomendo duas hospedagens de alta qualidade:

  1. Boa qualidade com excelente preço: Bluehost, a partir de R$15/mês.
  2. Excelente qualidade com excelente suporte Kinsta, a partir de R$ 150/mês.

A Bluehost e a Kinsta oferecem 3 pontos que considero essenciais:

  1. Certificado SSL: certificado que seu site cumpre os protocolos de segurança para autenticação, encriptação e desencriptação dos dados enviados e recebidos por ele. Na prática, isso aumenta confiabilidade no seu site, reduz riscos e facilita seu site ser bem rankeado no Google.
  2. Hospedagem em SSD: os arquivos são rapidamente acessados, aumenta a velocidade geral do seu site.
  3. CDN POP no Brasil: as informações do seu site ficam num servidor em São Paulo, tornando mais rápido pessoas no Brasil acessarem seu site.

Aqui na ANA e lá no Ingrácio usamos o Kinsta por causa do suporte especializado, ágil e acessível com disponibilidade 24h por dia.

Plataforma do site

É a ferramenta que você usa para construir e manter seu site.

Existem várias opções no mercado, essas 3 são as melhores para cada objetivo:

  1. Google Sites: você coloca o seu site no ar em alguns minutos. Mas o design é super rígido e difícil de manter um blog por lá. É só para colocar uma página rápida no ar mesmo. Nele você não precisa pagar hospedagem.
  2. WIX: uma opção barata com um bom construtor de site. Você consegue fazer seu site sozinho, mas ainda com várias limitações que vão impactar no seu posicionamento orgânico no Google no longo prazo. Na Wix a hospedagem e uso da plataforma de construção do site são pagos juntos. É uma coisa só.
  3. WordPress: uma ferramenta usada em mais de 60 milhões de sites. Ele tem grande flexibilidade, permite diversos temas e você consegue configurar quase tudo nele. É sem sombra de dúvida a melhor opção no longo prazo para um site de advogados com intenção de criar conteúdo e usar o site como fonte de atração e conversão de clientes.

Minha dica: invista para alguém construir o site em WordPress para o seu escritório de advocacia.

Está com o orçamento curto? Procure pessoas com boas classificações em sites de freelancers como o Fivver ou Workana. É um excelente ponto de partida.

O que nós usamos?

Na ANA usamos o WordPress com o tema Neve da themeisle. Usamos apenas 2 plugins no wordpress, o plugin da Divi Builder para construir algumas páginas mais elaboradas e o Rank Math SEO para ajudar na estratégia de SEO.

Sei que parece que estou complicando rsrs

Mas não perca tempo com esses termos técnicos (como ‘tema’, ‘plugin’) se eles te assustam.. a pessoa que você contratar pra fazer seu site vai entender isso muito rápido. Você só precisa ter uma noção e saber o que pedir pra ele.

Inclusive, estou pensando em fazer um post falando especificamente sobre todos os pontos que um site de advogado precisa ter. Parece uma boa ideia?

Email profissional

O email profissional é o mesmo caminho do seu domínio. É o seu endereço na internet.

Como aqui na ana, o domínio principal que usamos é o anovaadvocacia.com e nossos emails são @anovaadvocacia.com.

Recomendo de olhos fechados contratar o pacote da Google Workspace para gerir seus emails diretamente pelo Gmail.

Por R$25 usuário/mês você tem acesso a:

  1. Email profissional.
  2. Editor de documentos, planilha e formulários. (substitui o pacote office)
  3. Armazenagem de até 30gb na nuvem.
  4. Software de videoconferência (google meet)
  5. Agenda.

Aqui na ANA usamos o plano starter (o mais básico) e o Ingrácio usa o plano plus. Vou falar sobre o Google Wordspace mais para frente.

Atração, conversão e atendimento de clientes

Não adianta estruturar seu atendimento online, ter um site maravilhoso e todas as ferramentas que facilitam sua advocacia se você não tiver clientes.

Construir audiência e converter bons clientes é dos pilares para você ter um escritório de advocacia digital de sucesso. Sem audiência, sem clientes, sem dinheiro. Bem simples.

Software para e-mail Marketing

E-mail marketing é uma forte fonte de relacionamento com interessados em seus serviços, clientes e parceiros. (inclusive, você já cadastrou o seu email aqui no nosso site?)

Por isso, você vai precisar de um software para guardar o contato de pessoas interessadas no seu conteúdo/serviço e gerir sua comunicação em massa por e-mails.

Fica atento aos nossos conteúdos que vamos te ensinar como fazer isso de forma eficiente e agradável com a audiência. Já adianto que o foco aqui é relacionamento e não vendas 🙂

O papel do software de e-mail marketing é:

  1. Armazenar os emails de pessoas que se cadastram no seu site.
  2. Segmentar e-mail para seus diversos públicos (como público de clientes e inscritos na newsletter)
  3. Converter interessados em clientes.
  4. Informar e se relacionar com sua base de interessados, clientes e parceiros.
  5. Divulgar novos serviços.

Uso e recomendo o Mailchimp. Ele tem um plano grátis para até 2.000 emails cadastrados.

Uma das vantagens do mailchimp é que possui muitos tutoriais na internet, modelos bem feitos e uma base de artigos explicativos para você conseguir criar suas campanhas de e-mail marketing.

Software para Formulários

Muita gente ignora os formulários. Poucos entendem seu poder.

Um exemplo clássico: Imagine que para todo cliente você precisa pedir os dados cadastrais. Um software de formulário elimina horas de trabalho ou evita você precisar contratar uma pessoa apenas para ficar pegando esses dados. Além de deixar tudo registrado.

Bons formulários vão te ajudar na:

  • Segmentação e triagem de interessados.
  • Pesquisa de satisfação, com alta taxa de resposta.
  • Requisição fácil de dados cadastrais para os clientes.
  • Organização de solicitações da sua equipe, parceiros ou clientes.

Facilita muito a sua vida.

Minha indicação é o Typeform, que tem plano grátis até 100 reposta/mês.

A grande diferença dele é que o formato do formulário aliado ao poder de customização resulta em altas taxas de conversão. Não dá aquela sensação pesada de ter que preencher um formulário.

Claro que isso depende da sua dedicação para fazer boas perguntas e manter numa linguagem que faça sentido para sua audiência.

Mas, você pode usar os formulários do google workspace também.

Dois exemplos de formulários construídos por lá:

Curiosidade: O formulário do Ingrácio recebe milhares de respostas todo o mês e possui uma lógica de segmentação avançada que vai levando as pessoas para as perguntas que ajudam a identificar o caso e serviço ideal para ela. Isso diminui drasticamente o trabalho operacional do escritório, aumenta a satisfação do nosso cliente e ajuda o escritório a conversar com interessados de alto potencial.

Uma das minhas maiores dificuldades na construção do escritório online no Ingrácio, foi ter uma audiência muito grande. Então, se você não tem uma audiência grande, isso pode ser uma grande vantagem. Importa mais a taxa de conversão e não quantos pessoas entram em contato com você.

Software para Agendamento

Um software de agenda permite o seu cliente escolher o melhor horário disponível na sua agenda, reduzir absentismo, criar escassez da forma certa e eliminar trabalho manual.

Quem nunca trocou dezenas de mensagens até conseguir marcar o horário com um médico, por exemplo? É chato, não é?

Eu indico o Calendly, que começa com uma versão gratuita também.

Algumas vantagens para o advogado:

  • Aviso automático para os clientes não esquecerem da consulta.
  • Permite configurar período de antecedência mínimo para agendar, limite de atendimentos/dia.
  • Integrações inteligentes com softwares de videoconferência.
  • Integração com softwares de e-mail.
  • Integração direto na sua agenda do Google.

Algumas dicas de configurações:

  • A antecedência mínima para agendar um horário de 3 dias. Isso cria escassez sem criar desânimo por datas muito distantes.
  • Limitar a quantidade de atendimentos no mesmo dia.
  • Criar vários lembretes automáticos do agendamento por email e SMS. 48 horas antes, 24 horas antes e 1 hora antes.
  • Integrar com sua Google Agenda.
  • Integrar com software de videoconferência para criar sala automaticamente.

Este é o software que o Ingrácio usa hoje para gerenciar as agendas de 6 advogados que realizam atendimentos.

Software de Videoconferência

Se você seguiu minha dica de contratar o Google Workspace, você já vai ter acesso a um software de videoconferência gratuito, o Google Meet.

Recomendo usar ele mesmo:

  1. Possui excelente integração com o Calendly e o Google Agenda.
  2. Permite gravação dos atendimentos.
  3. É fácil para o seu cliente usar e configurar.

Bônus: Automações no Zapier.

Automatizar rotinas operacionais é um dos grandes trunfos de um escritório de advocacia digital.

Zapier é um software que tem o objetivo de automatizar sua rotina sem precisar saber programar.

O plano grátis permite automatizar até 100 tarefas por mês.

Veja algumas atividades operacionais que o Ingrácio automatizou através do Zapier:

  1. Alimentar o Google Data Studio com informações do Typeform e software de e-mails.
  2. Criar pasta do cliente, com documentos organizados, dos contratos enviados pelo parceiro através do Google Forms.
  3. Gerar automaticamente os contratos de novos parceiros.
  4. Alimentar planilha do Google com resultado da pesquisa de satisfação NPS do Typeform.
  5. Mover prospect de estágio no funil de vendas quando ele agenda serviço no Calendly.
  6. Registrar contatos automaticamente no Google Agenda. Isso facilita mandar mensagens no whatsapp.
  7. Enviar todo o dia para os sócios e financeiro a relação de inadimplência e previsão de caixa do dia, próximos 7 dias, próximos 30 dias e próximos 60 dias.
  8. Alimentar planilha do Google com os avisos de ausência do time preenchidos no Typeform.
  9. Avisar os responsáveis quando temos uma nova avaliação na pesquisa de satisfação.

No total, são mais de 50 atividades operacionais e mais de 30.000 tarefas por mês completamente automatizadas.

Recomendo você dedicar um tempo para olhar o Zapier e suas possíveis automações. Isso pode te dar ideias de como automatizar rotinas. Eliminar trabalho operacional do seu escritório e liberar tempo para sua equipe produzir mais trabalho intelectual.

É um excelente recurso para você usar antes de aumentar a equipe.

Se quiser que eu entre a fundo neste assunto de automações, deixe um comentário no final do post.

Estrutura Interna do Escritório Digital

Gestão de processos jurídicos

Controlar prazos, processos, clientes ativos e seu financeiro vai ser uma tortura se você não tiver um bom software de gestão de processos jurídicos.

Existem mais de 200 desses softwares no mercado e eu tenho um preferido.

O Astrea é minha aposta para quem vai para o digital e eu tenho bons motivos para recomendar ele:

  1. Integra bem com o Google Drive e estão investindo em novas integrações.
  2. Permite ter os processos cadastrados automaticamente através da OAB.
  3. É 100% online.
  4. Tem uma grande base de conhecimento e formas de suporte.

No fim das contas, ele consegue automatizar várias rotinas de uma forma organizada e simples. Você ganha tempo para advogar mais.

Eles receberam um aporte milionário ano passado e estão investindo pesado em melhorias para o software. Eu sempre gosto de analisar o background e onde estão os investimentos dos softwares, isso diz muito sobre quão boa a ferramenta será daqui alguns anos. Afinal, eu jogo o jogo de longo prazo.

Comunicação interna

Comunicação é algo sério. É onde se concentra a maior parte da ineficiência de uma empresa e uma das áreas que menos recebe atenção.

Eu levo comunicação muito a sério. Ela diminui retrabalho, alinha equipes e organiza sua vida profissional.

Por isso, separe desde o primeiro dia a comunicação de trabalho da comunicação pessoal. Para trabalhar, criar documentos e se comunicar com o time, não use:

  1. Whatsapp
  2. Skype pessoal.
  3. Email pessoal.
  4. Facebook messenger.
  5. Pasta com arquivos pessoais.

Eu recomendo você usar esses softwares:

  1. Slack: software de chat empresarial oficial. Usamos esse aqui na ANA desde que era apenas uma ideia nossa cabeça. Use ela quando tiver mais de 1 pessoa no seu time.
  2. Google Meet: software nativo do Google para videoconferências internas e externas. Quando criamos evento no calendário já há a opção de criar videoconferência automática.
  3. Google Docs e Sheets: é como criamos 99% dos documentos. Por eles é possível colaborar ao mesmo tempo num documento e deixar comentários com escopo bem definido. Documentos é uma forma eficiente de deixar uma ideia clara, transmitir conhecimento e registrar aprendizados. Use e abuse dos comentários em documentos. Já fiz até reunião com o time usando Google Docs lá no Ingrácio.
  4. Loom: economiza diversas pequenas reuniões, permite passar mensagem para todo o time de forma assíncrona e quem recebe pode repetir várias vezes o conteúdo. Loom é um software para gravação de tela e imagem rápido e fácil que nos ajuda a manter a comunicação assíncrona, mesmo quando precisamos mostrar a cara. Olhe este loom que o Rafa usou aqui na ANA para passar uma tarefa sem precisar marcar uma reunião.

Quer entender como organizamos e tiramos vantagem da comunicação aqui na ANA, veja este documento interno sobre Comunicação. Nele a gente fala sobre:

  1. Organização de informação.
  2. Em tempo real vs Assíncrono.
  3. Meios de comunicação.
  4. Como escolher o melhor meio de comunicação.
  5. Canais que não usamos.
  6. Quando usar chats?

Cobrança de Honorários

Uma das dúvidas mais recorrentes que recebo é sobre a cobrança de honorários no escritório digital.

E esse é um problema bem frequente em escritórios tradicionais também, mas muito mais fácil de resolver no digital.

Recomendo o Elevia.

É a primeira plataforma financeira feita para a advocacia. O Elevia:

  1. Organiza suas finanças.
  2. Evita o stress das cobranças.
  3. Lembra seus clientes sobre cobranças e atrasos.
  4. Permite cobranças parceladas e recorrentes.

Resumo: mais fácil de cobrar, mais organizado e com menos esforço seu e da sua equipe. Inclusive evita que você precise de uma equipe só para o financeiro.

Documentos e Arquivos

Você vai precisar de um serviço para armazenar e criar seus documentos e arquivos com segurança e praticidade.

Eu indico de olhos fechados o Google Workspace, que possui:

  1. Google Drive para armazenar arquivos e pastas.
  2. Google Docs como editor de texto.
  3. Google Sheets para planilhas.
  4. Google Slides para apresentações.

É ele que usamos na ANA e no Ingrácio.

Veja alguns exemplos de documentos criados no Google Docs

  1. Propósito, Manifesto e Valores.
  2. Mindset e Tomada de Decisões

Vou listar algumas vantagens de usar ele:

  1. Ambiente seguro.
  2. Acesso simples e fácil de qualquer lugar.
  3. Acesso simultâneo com sua equipe.
  4. Incentiva e facilita documentos colaborativos.
  5. Pesquisa em documentos.
  6. Recuperação de documentos da lixeira.
  7. Valor acessível.

Mas eu já uso o Word e guardo as pastas no meu computador?

Muita gente resiste a migrar para o Google Drive e Docs por estar acostumado com o Word e armazenamento local de arquivos.

Aqui vão alguns motivos para você migrar para nuvem.

  1. Insegurança e pouca praticidade em armazenar arquivos localmente.
  2. Facilidade para criar integrações e automações.
  3. Melhor colaboração entre a equipe para produção e revisão de documentos.

Um exemplo que economizou 528 horas. Em 2019, contratamos um Indiano, pelo Fiverr, para desenvolver um script que integrava algumas funções do Google Sheets, Forms, Drive e Docs para eliminar uma tarefa operacional que consumia mais de 2 horas todo o dia. Resultado, economizamos 528 horas em 1 ano pagando $100 pelo desenvolvimento deste script. A gente não conseguiria fazer isso se os arquivos fossem locais.

Lista de softwares/documentos indicados

Para te ajudar, fiz uma lista com todos os links que coloquei no post. Assim você pode salvar este post em seus favoritos e voltar para a lista sempre que precisar.

  1. Mais conteúdo
    1. Instagram da Luciana Beltrão para dúvidas e mais conteúdo.
    2. Youtube da ANA.
  2. Site de Advocacia
    1. Registro.br, compra de domínios.
    2. Kinsta, hospedagem.
    3. Bluehost, hospedagem.
    4. Site da ANA
      1. Neve, tema wordpress da ANA.
      2. Divi Builder, plugin para landing pages da ANA.
      3. Rank Math SEO, plugin de SEO.
    5. Plataformas para construir sites:
      1. Google Sites.
      2. Wix
      3. WordPress.
    6. Email Profissional
      1. Gmail
  3. Softwares de Atração e Conversão
    1. Mailchimp, e-mail marketing.
    2. Typeform, formulários.
    3. Calendly, agenda.
    4. Google Meet, videoconferência.
    5. Zapier, automações.
  4. Estrutura interna do escritório
    1. Astrea
    2. Elevia
    3. Comunicação
      1. Slack, chat empresarial.
      2. Loom
      3. Google Meet
      4. Google Docs e Sheets
    4. Google Workspace
  5. Sites para contratar freelancers:
    1. Fivver
    2. Workana
  6. Documentos da ANA
    1. Propósito, Manifesto e Valores.
    2. Mindset e Tomada de Decisões
    3. Comunicação na A Nova Advocacia
  7. Exemplos de formulários:
    1. Form da Mentoria ANA
    2. Form de Consulta do Ingrácio

Dando o pontapé inicial na sua Advocacia Digital

Agora você tem um cinto de ferramentas para começar sua advocacia Digital. Você viu neste post que diferente do que muita gente pensa, começar no digital não é caro.

Saber o que você pode usar e para que serve cada ferramenta é o primeiro passo para começar a ter uma advocacia digital eficaz e de resultados.

Obviamente apenas conhecer as ferramentas não é o suficiente para ter sucesso. Contratar os softwares não é a parte difícil de montar seu escritório de advocacia digital.

A parte difícil é:

  1. Estruturar essas ferramentas para trabalharem juntas.
  2. Criar uma audiência consistente para o seu escritório.
  3. Estabelecer uma cultura forte, alinhada e focada.
  4. Manter o cliente satisfeito e feliz depois que o contrato é fechado.
  5. Crescer e gerir a equipe do escritório. Remotamente ou não.
  6. Dizer não para as distrações no meio do caminho e se manter resiliente.

Continue me acompanhando aqui e eu vou mostrar como superar os desafios da advocacia digital e como você pode ter muito sucesso neste oceano azul.

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Luciana Beltrão

Acredito numa advocacia leve, simples e de resultados. Ajudo quem quer criar seu escritório de advocacia digital. Amo café!